Aus Outlook-E-Mails Aufgaben machen: Planner, To Do und die Sache mit der Team-Zuweisung

Viele E-Mails sind in Wahrheit Aufgaben in Verkleidung. "Können Sie bis Freitag...", "Bitte kurz prüfen...", "Wie besprochen bräuchten wir...". Solange diese Mails nur im Posteingang liegen, sind sie keine Aufgaben, sondern Hoffnungen. Sie gehen zwischen Neuankömmlingen unter, tauchen beim Scrollen zufällig wieder auf und werden am Ende aus dem Gedächtnis erledigt, oder eben nicht.

Microsoft 365 bringt mehrere Wege mit, aus einer Mail eine echte Aufgabe zu machen. Sie funktionieren, haben aber alle ihre Grenzen, und an einer bestimmten Stelle scheitern sie gemeinsam. Der Reihe nach.

Weg 1: E-Mail kennzeichnen, To Do übernimmt sie

Der einfachste Weg: die Mail in Outlook mit der Kennzeichnung (dem Fähnchen) versehen. Microsoft To Do zeigt gekennzeichnete E-Mails automatisch in einer eigenen Liste an, von dort lassen sie sich in "Mein Tag" holen oder mit Erinnerung und Fälligkeit versehen.

Das ist schnell und für die persönliche Selbstorganisation völlig in Ordnung. Die Grenzen: Die Aufgabe bleibt an der Mail und am eigenen Postfach kleben. Wer die Kennzeichnung entfernt, verliert die Aufgabe. Und für Kollegen ist sie unsichtbar, es ist ein Merkzettel, kein Arbeitsauftrag.

Weg 2: Die Mail in To Do oder die klassischen Aufgaben ziehen

Im neuen Outlook lässt sich eine Mail per Drag and Drop auf das To-Do-Symbol ziehen, im klassischen Outlook auf das Aufgaben-Symbol. Daraus entsteht eine Aufgabe, die den Mailinhalt mitnimmt.

Auch das ist ein persönliches Werkzeug. Die Aufgabe gehört dem, der sie gezogen hat. To Do kennt zwar geteilte Listen, und darin lassen sich Aufgaben Mitgliedern zuordnen, aber das bleibt eine Lösung für kleine, informelle Abstimmungen. Einen Bezug zurück ins Postfach, den auch andere sehen, gibt es nicht: Niemand erkennt an der Mail, dass daraus bereits eine Aufgabe geworden ist.

Weg 3: Nach Planner, mit Umwegen

Planner ist Microsofts Werkzeug für Teamaufgaben in Boards, und genau deshalb wäre es das natürliche Ziel für Mails, die ein Team betreffen. Nur: Einen eingebauten Knopf "aus dieser Mail eine Planner-Aufgabe machen" gibt es in Outlook nicht.

In der Praxis behilft man sich mit Power Automate: ein Flow, der aus gekennzeichneten oder eingehenden Mails Planner-Aufgaben erzeugt. Das funktioniert, ist aber Bastelei mit bekannten Haken. Solche Flows wollen gebaut, berechtigt und gepflegt werden, sie brechen gern nach Änderungen, und typische Details wie Anhänge sauber an die Aufgabe zu bekommen ist erstaunlich mühsam. Wer in deutschsprachigen Microsoft-Foren nach "Planner Aufgabe aus E-Mail" sucht, findet vor allem Threads von Leuten, die genau daran hängen.

Der zweite Umweg führt über Teams: den Kanal per Mail-Adresse anschreiben und dort manuell eine Aufgabe anlegen. Auch das geht, verteilt den Vorgang aber auf drei Werkzeuge.

Die eigentliche Lücke: die Team-Zuweisung mit Bezug zur Mail

Alle drei Wege haben denselben blinden Fleck, und der wird umso größer, je mehr die Mails ein Team betreffen statt eine Person: Die Verbindung zwischen Mail, Aufgabe und Zuständigkeit reißt ab.

Konkret heißt das: Im Postfach sieht niemand, ob aus einer Mail schon eine Aufgabe wurde und wer sie hat. In der Aufgabe fehlt oft der volle Kontext der Mail, spätestens bei den Anhängen. Und wenn die Anfrage in einem gemeinsamen Postfach liegt, stellt sich die Frage doppelt: Wer nimmt sie, wo wird das festgehalten, und woran erkennt der Rest des Teams, dass sie versorgt ist?

Genau an dieser Stelle setzen wir mit Mailissa an, auf zwei Wegen. Über die Connectoren lassen sich E-Mails direkt aus Outlook als Aufgabe an Microsoft Planner oder Microsoft To Do übergeben, ohne Flow-Bastelei. Und für die Team-Frage gibt es die Inbox Collaboration: Mails im gemeinsamen Postfach bekommen eine Zuweisung, einen Status und interne Kommentare, direkt in Outlook, sodass die Zuständigkeit an der Mail selbst sichtbar ist statt in einem zweiten Werkzeug.

Ob Sie das brauchen, hängt wie immer vom Volumen ab. Wer gelegentlich eine Mail für sich selbst zur Aufgabe macht, ist mit Kennzeichnen und To Do gut bedient. Wer täglich Anfragen im Team verteilt, verliert mit den Bordmitteln an genau der Stelle Zeit, an der es zählt: beim Übergang von "Mail ist da" zu "jemand kümmert sich nachweisbar".

Wenn Sie sehen wollen, wie das in Ihrem Outlook aussieht: Auf den Seiten zu Microsoft Planner und Microsoft To Do stehen die Details, und über das Kontaktformular können Sie eine Demo anfragen.