Effektive Aufgabenbearbeitung in Microsoft SharePoint

Mailissa TaskIt!

Mit Mailissa TaskIt! verbinden Sie Microsoft Outlook und SharePoint zu einem leistungsstarken Kollaborationstool. Nutzen Sie SharePoint als zentrales Aufgabenmanagementsystem und optimieren Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams.

Aufgabenmanagementsystem in Microsoft SharePoint

Microsoft Outlook ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Informationen. Trotzdem stellt Outlook als Mailprogramm „nur“ ein persönliches Werkzeug zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben dar. Zur internen Organisation und Abarbeitung von eingehenden E-Mails werden Ordner, Kategorien, Textstempel und Aufgabenlisten in Outlook verwendet. Die dadurch entstehenden Informationssilos erschweren die Zusammenarbeit. Informationen gehen verloren oder werden nicht an den „richtigen Orten“ abgelegt.

Als Kollaborationstool unterstützt TaskIt! Sie bei der Optimierung und Automatisierung Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse. Aus einer Vielzahl der täglich eingehenden E-Mails ergeben sich Aufgaben, die organisiert und abgearbeitet werden müssen. TaskIt! verlegt dafür die kollaborative Aufgabenbearbeitung aus dem persönlichen oder Gruppenpostfach nach SharePoint und schafft so eine Plattform für die Zusammenarbeit, in der alle Informationen bedarfsgerecht (nutzerzentriert) angezeigt und gefunden werden können. Die Schnittstelle schafft einen strukturierten Überblick und Nachvollziehbarkeit über zugewiesene und erteilte Aufgaben in den verschiedenen Aufgabenbereichen und reduziert die Speicherbelastung, komplexe Ordnerstrukturen sowie den wachsenden Bedarf an zusätzlichen Postfächern.

Mailissa TastIt Grafik, auf der eine Frau Daten in einen Aktenschrank mit dem Microsoft SharePoint Logo drauf, einsortiert. Dabei hat sie eine Microsoft Outlook Akte unter dem Arm.

Erfassen, klassifizieren, ablegen

Eingehende E-Mails resultieren oft in Aufgaben. Vor allem in Gruppenpostfächern ist die Zusammenarbeit unübersichtlich. Der erste Schritt zu einer kollaborativen Aufgabenbearbeitung ist die Erfassung, Klassifizierung und Ablage der E-Mail im Aufgabenmanagementsystem. Durch die direkte Anbindung von Outlook und SharePoint können Sie E-Mails einfach transferieren, ohne das Postfach zu verlassen. Sie können direkt im Mail-Client der E-Mail den jeweiligen Arbeitsbereich und Metadaten – wie Fälligkeiten, Beschreibungen, Prioritäten usw. – zuweisen und in SharePoint überführen.

Microsoft SharePoint als Kollaborationstool

Mit TaskIt! behalten Sie die Übersicht. Die übertragenen E-Mails und daraus resultierenden Aufgaben können Sie in SharePoint managen. Fügen Sie Kommentare hinzu oder übergeben Sie Aufgaben an Ihre Kollegen und Mitarbeiter. Dank der detaillierten Historie können Sie erledigte Schritte, den aktuellen Bearbeitungsstand und Informationen bezüglich einzelner Aufgaben lückenlos nachvollziehen.

Mailissa TaskIt Grafik, bei der sich zwei Mitarbeiter die Hand reichen und damit Teamwork symbolisieren.
Mailissa TaskIt Grafik, auf der drei Personen ein Dashboard bedinen. Mit Suchfunktion, E-Mail und Datein.

Mailissa TaskIt! Dashboard

Mit dem TaskIt! Dashboard werden Ihnen alle nötigen Informationen zentral, übersichtlich und nutzerzentriert in SharePoint angezeigt. Anwender haben die Möglichkeit vorhandene Ansichten bedarfsgerecht anzupassen, Daten zu filtern, zu kategorisieren und zu suchen, ohne dabei zwischen Arbeitsbereichen wechseln zu müssen.

Mailissa TaskIt! im Überblick

Direkte Integration

Mit TaskIt! können Sie neben dem Mail-Client von Microsoft Outlook auch weitere beliebige Anwendungen – wie Lotus Notes – anbinden und mit SharePoint integrieren.

Zentrale Aufgabenübersicht

In SharePoint erhalten Sie eine zentrale Aufgabenübersicht zur Optimierung und Verbesserung Ihrer kollaborativen Prozesse.

TaskIt! Dashboard

Mit einer SharePoint Framework App bietet TaskIt! Ihnen die Möglichkeit Aufgaben und Informationen zu filtern, kategorisieren und bedarfsgerecht anzupassen und anzeigen zu lassen.

Informationsmanagement

Alle wichtigen Informationen aus E-Mails und damit zusammenhängende Aufgaben bzw. Aufträge können zentral in SharePoint gespeichert werden und bedarfszentriert zugänglich gemacht werden.

Processoptimierung

TaskIt! unterstützt – durch moderne und zukunftsfähige Technologie – bei der Automatisierung und Organisation bestehender Prozesse. Durch die Bereitstellung der Informationen und Metadaten in SharePoint ergeben sich erhebliche potenziale für eine Optimierung bestehender Geschäftsprozesse.

Systemvoraussetzungen

On-Premises:
Outlook ab 2016
Sharepoint ab 2019 oder MS 365

Cloud:
Microsoft 365

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